Как «продать» HR-проект бизнесу

Бизнес продолжает меняться. Пандемия влияет на изменение рабочих процессов и становится драйвером цифровой HR-трансформации. Если вы понимаете, что ваши HR-процессы можно улучшить, то сейчас настало лучшее время для активных действий. Донести свои идеи руководству становится проще. О том, как подготовиться к разговору с руководителем и привести правильные аргументы, читайте в нашей статье.

Содержание:
А есть ли проблема?
Подготовьте презентацию
HR и бизнес: какие метрики важно упомянуть в презентации
Назначайте встречу
Краткий вывод

А есть ли проблема?

Определить наличие проблем в компании поможет наш чек-лист для самодиагностики.

Ответьте на следующие вопросы (Да/Нет):

Рекрутинг

1. Доволен ли бизнес скоростью закрытия вакансий?
2. Сложно найти нужную информацию среди сотен Excel-файлов?
3. Кандидат выбирает другую компанию из-за того, что вы не можете быстро получить обратную связь от нанимающего менеджера и теряете время до оффера?
4. Вы не ведете базу кандидатов и не имеете запасных претендентов на вакансию, что приводит к замедлению рекрутинговых процессов?
5. Сложно выстроить найм т.к. вы не можете проверить эффективность каждого канала рекрутинга по отдельности?

HR

1. Запросы на отпуск и отсутствия поступают из разных источников и в разном формате?
2. Показатель текучести персонала выше значения, на которое ориентируется ваш бизнес?
3. Вы не можете быстро реагировать на запросы сотрудников, отчего ухудшаются индикаторы eNPS и вовлеченность?
4. Сотрудники не проходят испытательный срок и вам приходится заново открывать вакансии?
5. Вы не составляете и не отслеживаете индивидуальные планы развития (ИПР) сотрудников, поэтому из компании уходят A-players?

Подготовьте презентацию

Любой человек, понимающий современные бизнес-процессы, знает, что руководство не будет слушать просто мысли сотрудника. Мало кто захочет тратить время на разговоры.

Поэтому лучше представлять свои идеи в виде текста и иллюстраций. Проще говоря — подготовить презентацию с обоснованием выгоды и своими аргументами.

Если идея существует только на словах, она останется без внимания

Елизавета Вишнякова, Head of HR Department в компании IdeaSoft

«Меня всегда удивляет, что подчиненные неправильно подходят к разговору с руководством. Хорошая инициатива многих амбициозных работников так и остается у них в голове.Сегодня не только руководители могут влиять на подчиненных, но и рядовые сотрудники могут заставить руководство сделать то, что считают нужным».

HR и бизнес: какие метрики важно упомянуть в презентации

HR-специалисту нужно сконцентрироваться на трех важных болях любого бизнеса – это:

• низкая скорость найма,
• высокая стоимость найма и
• большой процент текучести.

Заранее выясните, какие именно сложности испытывает компания на текущем этапе развития. Можно провести небольшое исследование или опрос коллег, которые поделятся своими мыслями. Статистика за квартал и год также будет полезна.

Видя конкретные проблемы и пробелы, можно построить правильную аргументацию. Ваша задача показать бизнесу, как именно увеличить скорость и уменьшить стоимость найма, а также снизить процент текучести.

Вадим Куземинский, Head of Talent Acquisition в компании IT Svit

«Любой HR – это партнер бизнеса. Вы помогаете руководству достичь общих целей компании, поэтому только разговорами здесь не обойтись. Нужно придумать и предоставить убедительный план действий, указать сроки, показать примеры и привести альтернативы».

Обратите внимание на мелкие проблемы, которые помогут найти глобальные боли. Часто компании сталкиваются с вопросами учёта рабочего времени работников, подсчетом заработной платы, начислением отпусков. Поиск решений от меньшего к большему будет полезен, когда глобальная боль слишком комплексная и вы не знаете, как к ней подступиться.

Бизнес говорит на языке цифр, фактов, аргументов. Так что готовьтесь подтверждать каждое свое слово. Но и этого может оказаться мало для руководителя, если неправильно подойти к самой постановке проблемы.

Четкая структура аргументации повышает шанс на успех

Сергей не использовал четкую структуру аргументации своей позиции и сперва стал говорить об экономии времени. К тому же, Сергей не привел конкретных цифр по своему отделу.

Ирина построила свою аргументацию согласно принципам пирамиды Минто. Она обозначила проблему (1) и сразу указала главную мысль или решение (2). Дальше HRD перешла к описанию ситуации в деталях (3), привела первый аргумент (4) и доказательство к нему (5). При необходимости можно использовать сколько угодно аргументов и доказательств. Главное – все они должны относиться к главной мысли и доказывать ее (2). Дополнить аргументацию следует статистикой, ссылками на исследования, инфографикой.

Акцентируйте внимание на трех основных HR-метриках

Цифровизация увеличивает скорость найма

Подсчет реально затраченного времени — это простой, но действенный способ показать, сколько занимает рутина. Просто сядьте и посчитайте, сколько часов в месяц вы тратите на подбор кандидатов, занесение данных, актуализацию, составление отчетов. В итоге у вас выйдет таблица с конкретными значениями и разбивкой на категории. Это приблизительные данные, и у каждого HR они будут отличаться.

Дальше показываем руководству, сколько часов можно сэкономить, если использовать цифровизацию HR-процессов.

Например:

● Сорсинг кандидатов с помощью плагина AI Fox от HURMA — экономия до 2 часов
● Создание заявки на подбор кандидата — экономия до 4 часов;
● Автоматическое размещение вакансии на job-порталах — экономия до 10 часов;
● Работа с воронкой рекрутинга — экономия до 8 часов;

Один из наших клиентов смог сэкономить 2 часа 40 минут в месяц на одного специалиста только на ручном занесении данных в Excel-таблицы. Почитать об опыте интеграции Epicflow и HURMA можно в этом кейсе.

При этом наша система позволяет сэкономить 40 часов на этапе рекрутинга и 30 часов в месяц на рутинных HR-процессах.

Цифровизация уменьшает стоимость найма

Любой эффективный руководитель будет рад, если сотрудник придумает способ, как снизить издержки. Придумывать ничего не нужно, просто считайте. На помощь нам в очередной раз придет таблица с детальным описанием рабочих часов. Можно пойти по самому очевидному пути и объяснить, что цифровизация процессов поможет сэкономить до 40 часов в месяц в работе HR-специалиста.

В среднем это $250-500 в денежном эквиваленте. Итого в год бизнес может сэкономить около $3-6 тысяч только на работе рекрутера. И мы ещё не говорим о повышении эффективности HR-отдела и повышении скорости закрытия вакансии. Если учитывать, сколько денег компания не успевает зарабатывать из-за нехватки ключевых сотрудников, то сумма получится внушительная. Кроме того, система HURMA позволяет создать «Отчет об эффективности рекрутинга», который помогает найти наиболее эффективный канал привлечения кандидатов.

Цифровизация снижает процент текучести

HR-специалист, в рамках цифровизации процессов, может использовать инструменты для повышения лояльности, а также удержания персонала. Например, HURMA дает возможность сотруднику в один клик отправлять запросы на отпуск или больничный. Система включает удобный календарь событий и мониторинг настроения. Каждый член команды чувствует, что о нем заботятся и быстро решают любые вопросы. При этом HR быстро реагирует на изменения индикаторов Q12 и eNPS.

Раньше мы посчитали часы не просто так. Теперь можно понять, сколько времени уходит на сорсинг и подбор кандидата, а сколько часов HR-специалист тратит непосредственно на развитие персонала (встречи 1:1, оценку и обучение). Если перекос будет слишком большой, то это повод задуматься. Ведь удержание сотрудника не менее важно, чем закрытие вакансии. В среднем стоимость ухода сотрудника по собственному желанию для компании в полтора раза дороже его годовой зарплаты.

Согласно исследованию от McKinsey & Company, большая часть команд в сфере HR тратят около 60% времени на операционную деятельность, а также управление. Наиболее успешные и эффективные команды затрачивают на это лишь 40% времени. При этом они больше внимания уделяют стратегическому планированию и реализации HR-инициатив. В интересах бизнеса построить работу так, чтобы ресурсы были потрачены на менеджеров и сотрудников.

Назначайте встречу

Не следует внезапно "нападать" на руководителя со своей идеей. За несколько недель до встречи начните намекать на возможные проблемы и расскажите о своей презентации. Спустя время корректно назначьте дату встречи. Ориентируйтесь на 45-60 минут продуктивного общения. Отправьте презентацию руководителю заранее. У него должно остаться время на поверхностное знакомство с идеей. А конкретные детали вы обсудите уже при личной встрече.

Желаем удачи в защите проекта!

Наталья не рассказала руководству конкретики и до согласования уже потратила время на поиск системы. А главное – всё хотела проговорить вслух.

Ирина заранее подумала о целях бизнеса, проанализировала работу компании и нашла решение. Она все красиво упаковала, подготовила презентацию и корректно назначила встречу. Кроме того, после встречи HRD подготовит follow-up письмо, чтобы все запомнили детали разговора.

Краткий вывод

Руководство становится открытее к инициативам со стороны сотрудников, которые помогают бизнесу адаптироваться в текущее крайне турбулентное время. Поэтому настало лучшее время для разговора с бизнесом, если вы знаете, как улучшить HR-процессы.

Подготовьте презентацию с аргументацией, ведь идея только на словах останется без внимания. Аргументируйте свою точку зрения с помощью цифр и выгоды для руководства. Далее презентуйте идею согласно принципам пирамиды Минто. Во время подготовки материала ориентируйтесь на скорость и стоимость найма, а также процент текучести. Эти три важные HR-метрики помогут определить боли бизнеса.

Во второй части нашего материала мы расскажем о защите проекта перед руководством. Кроме того, наш HRD даст несколько советов о том, как подкрепить свое слово и найти путь к сердцу бизнеса.

Подпишитесь на наш блог, чтобы не пропустить новые экспертные материалы.